Primera visual para validación · Exclusivo equipo Organización Terpel

Asistente WhatsApp Delvac

Un canal directo y automatizado para el equipo de OT: consultar puntos de venta y fechas de cargue en vivo, registrar solicitudes de modificación, y ver — con total transparencia — los tiempos de respuesta de Bull Marketing a cada solicitud. Este documento muestra el árbol de decisiones completo para su validación.

Solo números autorizados de OT Datos en vivo de la plataforma Tiempos de respuesta medibles Canal oficial Meta Cloud API

01

El mapa general

Solo el equipo autorizado de OT puede conversar con el asistente. Cada respuesta termina en uno de tres desenlaces:

RESPONDE EN VIVO CREA SOLICITUD + SLA PASA AL EQUIPO BULL
Asistente WhatsApp Delvac
EXCLUSIVO ORGANIZACIÓN TERPEL · AUTOMATIZADO
🔐 Puerta de identidad
Solo números registrados del equipo OT · cualquier otro número recibe cortesía y no ve datos
1

Consultar un PDV

Por NIT o nombre: estado, puntos, cargues
2

Últimas fechas de cargue

Por agente o todo el plan
3

PDVs por modificar

Solicitudes y su estado
4

Nueva solicitud

Con número de caso y SLA
5

Tiempos de respuesta

Nuestro SLA, en vivo
6

Hablar con el equipo

Bull responde en el chat

02

El árbol, rama por rama

👤 es lo que dice o elige la persona de OT; 🤖 es lo que hace el asistente. Cada hoja lleva su desenlace.

RAMA 0

Puerta de identidad

El asistente es exclusivo: solo responde con datos a los números del equipo OT registrados previamente.

  • Escribe un número autorizado de OT
    • Saluda por nombre y muestra el menú completoEN VIVO
  • Escribe un número NO registrado
    • Mensaje de cortesía: este canal es exclusivo del equipo del plan; no muestra ningún datoSIN ACCESO
  • OT pide agregar a alguien de su equipo
    • Solicitud al equipo Bull; el número queda activo tras confirmaciónSOLICITUD
  • Escribe algo fuera del menú
    • Reconoce palabras clave ("cargue", "puntos", "caso") y sugiere la rama; si no entiende, ofrece el menúEN VIVO
RAMA 1

Consultar un punto de venta

La ficha del PDV sin abrir el portal: se busca por NIT o por nombre y responde con los datos vivos de la plataforma.

  • Escribe un NIT (ej.: 900434435)
    • Ficha inmediata: nombre, agente, asesor ancla, estado de inscripción, puntos disponibles y último cargueEN VIVO
    • NIT no encontrado → sugiere buscar por nombre o revisar el dígitoEN VIVO
  • Escribe un nombre (ej.: "Serviteca Galena")
    • Una coincidencia → ficha directa · varias → lista numerada para elegirEN VIVO
  • "¿Este PDV ya redimió premios?"
    • Historial de redenciones con estado de entrega: pendiente → aprobado → en tránsito → entregadoEN VIVO
  • "¿Por qué este PDV no tiene puntos del mes?"
    • Muestra el último período cargado; si el período esperado no aparece, ofrece crear la solicitud de revisiónSOLICITUD
RAMA 2

Últimas fechas de cargue

La pregunta operativa que hoy requiere escribirle a alguien: ¿cuándo se cargó el volumen y qué falta?

  • "¿Cuándo fue el último cargue del plan?"
    • Fecha del último cargue global, período cubierto y PDVs acreditadosEN VIVO
  • "¿Cómo va el cargue de [agente]?"
    • Último período del agente, galones y PDVs con y sin volumenEN VIVO
  • "¿Qué agentes están pendientes del período?"
    • Lista de agentes sin cargue del período en curso, con su última fechaEN VIVO
  • "Hay una diferencia en el volumen cargado"
    • Registra la solicitud de revisión con el período y el detalleSOLICITUD
RAMA 3

Puntos de venta por modificar

El estado de las modificaciones solicitadas — visibles sin preguntar por correo.

  • "¿Qué PDVs están pendientes de modificación?"
    • Lista de solicitudes abiertas: PDV, qué se pidió cambiar, fecha y estadoEN VIVO
  • Solicitar una modificación nueva
    • Guía los datos: cambio de nombre, NIT, teléfono, dirección, asesor o retiro — y crea la solicitudSOLICITUD
    • Inscripción de un PDV nuevo → recoge los datos del formato y la registraSOLICITUD
    • PDV duplicado detectado → solicitud con prioridadSOLICITUD
  • "¿Cómo va la solicitud #0032?"
    • Estado actual, responsable y tiempo transcurrido contra el comprometidoEN VIVO
RAMA 4

Registrar una solicitud o duda

Todo lo que hoy viaja por correo o llamada queda con número de caso desde el primer mensaje — y con el reloj corriendo.

  • Duda sobre acreditación de puntos de un PDV
    • Solicitud con SLA de 1 día hábil, con el PDV y el detalle ya recogidosSOLICITUD
  • Novedad con un premio o entrega
    • Consulta primero el estado de la redención; si hay retraso, la solicitud sale con prioridadSOLICITUD
  • Reporte de error en la plataforma
    • Recoge pantallazo y descripción; el caso llega al equipo técnico con todo el contextoSOLICITUD
  • Otra solicitud (texto libre)
    • La registra tal cual, con número y SLASOLICITUD
  • El equipo Bull responde
    • La respuesta llega por el mismo chat; el caso se cierra cuando OT confirmaEN VIVO
RAMA 5

Tiempos de respuesta — nuestro SLA, en vivo

La transparencia como función: OT puede ver en cualquier momento cómo está respondiendo Bull Marketing, sin pedirlo.

  • "¿Cómo van los tiempos de respuesta?"
    • Resumen del mes: solicitudes recibidas, resueltas, tiempo promedio de respuesta y % dentro del SLAEN VIVO
  • "¿Qué solicitudes están abiertas?"
    • Lista de casos abiertos con días transcurridos y responsableEN VIVO
  • "¿Cuáles se pasaron del tiempo?"
    • Casos fuera de SLA (si los hay), con explicación y nueva fecha comprometidaEN VIVO
  • Resumen semanal automático
    • Cada lunes, el asistente envía el resumen de la semana sin que nadie lo pidaEN VIVO
RAMA 6

Hablar con el equipo Bull

El asistente nunca es un muro: en cualquier rama se puede pedir a una persona del equipo, en el mismo chat.

  • En horario hábil
    • Notifica al equipo de inmediato; una persona retoma la conversaciónEQUIPO
  • Fuera de horario
    • Crea el caso y compromete respuesta el siguiente día hábil a primera horaSOLICITUD
  • Lo marca como urgente
    • Alerta destacada al equipo, prioridad alta en el casoEQUIPO

03

Así se ve en el teléfono

Una consulta real del día a día del equipo OT, resuelta en segundos.

Buenas, ¿cómo va el cargue de Compañía de Lubricantes?9:14 a.m.
¡Hola, Paula! 👋 Cargue de Compañía de Lubricantes:
Último período: agosto 2026
Cargado: 14-ago-2026
PDVs con volumen: 74 de 80
Galones del período: 9.412
¿Quieres ver los 6 PDVs sin volumen? 9:14 a.m.
¿Y cómo van los tiempos de respuesta?9:15 a.m.
Tiempos de respuesta de agosto:
Solicitudes recibidas: 23
Resueltas: 21 · Abiertas: 2
Tiempo promedio: 0,8 días hábiles
Dentro del SLA: 95%
Las 2 abiertas llevan menos de 1 día. Escribe abiertas para el detalle. 9:15 a.m.
Necesito modificar el teléfono de Serviteca Galena9:16 a.m.
Registré la solicitud #0033 ✅ Cambio de teléfono para Serviteca Galena (NIT 901302929). Te confirmamos por aquí en máximo 1 día hábil.9:16 a.m.

Qué validar en esta primera versión

Las ramas del menú¿Sobra o falta alguna consulta del día a día del equipo OT?
Quiénes tienen accesoLa lista de números autorizados del equipo (y quién puede pedir que se agreguen más).
Los tiempos comprometidosEl SLA por tipo de solicitud (hoy propuesto: 1 día hábil) y si quieren el resumen semanal automático.
Los textosEl tono y las palabras exactas de cada respuesta del asistente.